Nel presente documento sono illustrate le procedure adottate dall’Istituto di Istruzione Superiore “Michele Giua” per le comunicazioni con il personale e la diffusione delle circolari interne, in conformità al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), al Regolamento UE 679/2016 (GDPR) e alle disposizioni in materia di trasparenza amministrativa. Le modalità di seguito descritte valgono per tutto il personale in servizio, compreso quello che prenderà servizio nel corso dell’anno.
In attuazione del principio di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, le comunicazioni con il personale avverranno esclusivamente in forma digitale, senza essere seguite da alcuna comunicazione cartacea, salvo casi eccezionali e motivati. Il trattamento dei dati personali connesso a tali comunicazioni avviene nel rispetto del Regolamento UE 679/2016 (GDPR) e delle disposizioni in materia di trasparenza amministrativa.
Le comunicazioni con il personale potranno in generale avvenire:

• con la pubblicazione di circolari e avvisi nel registro elettronico ad accesso riservato per le varie categorie di dipendenti;
• con l’invio di messaggi di posta elettronica alla casella e-mail @giua.edu.it realizzata dall’Istituto per ciascun docente sulla piattaforma Cloud per lo svolgimento delle attività istituzionali;
• con l’invio di messaggi di posta elettronica all’indirizzo e-mail comunicato alla scuola in occasione della presa di servizio per il personale A.T.A.

In particolare, le circolari per il personale verranno pubblicate in un’area riservata del registro elettronico. Pertanto tutto il personale in servizio è tenuto a consultare quotidianamente il registro elettronico per prendere visione delle circolari pubblicate, anche in assenza della notifica via e-mail di avvenuta pubblicazione.

L’accesso all’area riservata avverrà attraverso i seguenti strumenti:

PC collegati alle LIM e PC presenti nei laboratori scolastici, se gli stessi non sono impegnati in attività didattiche;

dispositivi personali.
Si precisa che il registro elettronico è dotato di una funzione di rilevazione dell’avvenuta presa visione delle circolari.
In ottemperanza al diritto alla disconnessione il personale docente, educativo e ATA non sarà contattato e potrà non accedere al registro elettronico nei seguenti giorni e orari:

dalle ore 17:00 alle ore 8:00 del giorno successivo;

dalle ore 15:00 di ogni giorno prefestivo fino alle ore 8:00 del primo giorno feriale successivo;

dalle ore 17:00 del giorno precedente all’inizio delle ferie alle ore 8:00 del giorno in cui è prevista la ripresa del servizio.

È fatta salva la possibilità per l’Amministrazione di inviare o ricevere comunicazioni, tramite qualunque supporto, oltre gli orari indicati in caso di urgenza indifferibile.
Nel sito dell’istituto http://www.giua.edu.it è possibile inoltre reperire i documenti fondamentali, i regolamenti e le informazioni generali sulle attività svolte. Tutti i dipendenti sono invitati a un’attenta lettura e a una puntuale applicazione.
Nella sezione Modulistica è inoltre a disposizione una raccolta di moduli di utilità generale, suddivisi per categorie di dipendenti, in formato .pdf e .doc.
DISPOSIZIONI PER LA PRIVACY E LA SICUREZZA
Contenuti delle circolari

• Principio di minimizzazione: inclusione dei soli dati personali strettamente necessari
• Dati sensibili: particolare attenzione ai dati relativi a salute, disagio, condizioni personali
• Minori: massima tutela per informazioni riguardanti studenti minorenni

Modalità di pubblicazione

• Default: pubblicazione in area riservata
• Pubblicazione pubblica (sito web): solo previa autorizzazione specifica del DS e dei suoi delegati e rimozione di qualunque dato personale
• Controllo: verifica preventiva dei contenuti da parte del personale incaricato

DISPOSIZIONI OPERATIVE PER IL PERSONALE ADDETTO
Il personale incaricato della pubblicazione delle circolari dovrà:

• Verificare i contenuti rispetto ai principi di privacy e minimizzazione dei dati
• Pubblicare nell’area riservata come modalità standard
• Richiedere autorizzazione al DS/DSGA per eventuale pubblicazione nel sito web
• Rimuovere dati personali in caso di pubblicazione pubblica autorizzata
• Conservare traccia delle pubblicazioni effettuate
• Segnalare tempestivamente eventuali malfunzionamenti tecnici
  

PERSONALE NEOASSUNTO
Il personale che prenderà servizio durante l’anno scolastico:
– Sottoscriverà dichiarazione di conoscenza delle presenti procedure
– Prenderà visione della presente circolare pubblicata in Amministrazione Trasparente, sezione Disposizioni generali / Atti generali / Atti amministrativi generali.
Formula dichiarazione: “Il/La sottoscritto/a dichiara di aver preso visione e di aver compreso le procedure in uso presso l’Istituto “Michele Giua” di Cagliari per le comunicazioni con il personale, pubblicate in Amministrazione Trasparente sezione Disposizioni generali / Atti generali / Atti amministrativi generali”.

CASI ECCEZIONALI
In situazioni di emergenza o urgenza, potranno essere adottate modalità alternative di comunicazione (telefonate, comunicazioni verbali, etc.), che dovranno comunque essere formalizzate successivamente attraverso i canali ufficiali.

DISPOSIZIONI FINALI
– La presente circolare entra in vigore immediatamente.
– È pubblicata in Amministrazione Trasparente, sezione “Disposizioni generali / Atti generali /Atti amministrativi generali”.
– Sostituisce eventuali precedenti disposizioni in materia.
– Per chiarimenti rivolgersi agli Uffici di Segreteria.